Cologne: 22.–26.10.2024 #ORGATEC

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What image do different workplaces have, and is work valued irrespective of where it takes place?

An interview with Maria Zaglauer from the Fraunhofer Institute for Building Physics IBP about the “Changing Places!” [“Raumwechsel!”] study and the MiR Symposium 2022 at the upcoming ORGATEC

In a hybrid working world, the design and impact of working environments take on a particular significance. That’s why ORGATEC, in collaboration with the Fraunhofer Institute for Building Physics IBP, is conducting the “Changing Places!” [“Raumwechsel!”] study. The study will examine the dynamics of switching between multiple working locations, the changing use of space and the role of environmental factors. Maria Zaglauer is a trained psychologist and Chief Scientist of the Acoustics Department at Fraunhofer IBP. We talked to her about the content and objectives of the study, and about the People in Spaces Symposium, where the study results are due to be presented at ORGATEC on 26 October.

Ms. Zaglauer, Fraunhofer IBP is conducting the “Changing Places!" study in collaboration with ORGATEC. What is the study all about?
We’ve called the study “Changing Places!" because we are currently seeing a highly dynamic level of development where the workplace is concerned. Over the course of the pandemic, switching between the office, home office, and other work locations has become more common. In addition, activity-based and other non-territorial concepts have been on the rise for several years, leading to an increased dynamic of switching within the office as well. The study will allow us to take a closer look at these different dynamics, which have been split into three areas for the purposes of the study: changing places, changing concepts and types of change.

What is the aim of the study?
Firstly, it’s about comparing different spaces in terms of their physical and design-related environmental conditions. We’re also interested in how often and why people switch between different spaces in their daily work. We want to identify the areas where workplaces might complement each other functionally and psychologically, and where they need to duplicate each other. This is a question that hasn’t yet been fully addressed, particularly when it comes to territoriality and privacy, or concentration versus collaboration. For example, at the moment the assumption is that in future the home office will be used for independent, concentrated work, while the office will be used more for collaborative working. However, the working week doesn’t divide itself neatly into independent and collaborative days. Each day involves a range of activities.

What does this mean for the use of spaces?
One of the questions it raises is that of the influence of the rise in home office use. The home office is a setting where I regularly and frequently use my own private space for work – a space I may well have designed to suit my individual needs over the last two years. Do I then need my own personal space in the office as well, or am I more likely to embrace non-territorial concepts such as desk sharing these days? Considerations such as these play a major role in office space design and user acceptance. In this context, it’s also interesting to ask what image the different workplaces have and whether work is valued irrespective of where it takes place. Is on-site working still regarded as more engaged or somehow “more valuable” than mobile working or is the “mobile mindset” now fully embedded in our working culture?

What added value does the study offer for exhibitors at ORGATEC?
The study results could potentially be relevant for both office designers and manufacturers. One area of investigation, for example, is the "alternating types" of use of space, with a focus on individualisation. It’s important to know what the attractive aspects of the work environment are, both at home and in the office. What do people need where? By identifying old and new needs, we can determine which products are best suited to meeting these requirements.

How is the study linked to the People in Spaces Symposium at the trade fair?
We will present the study’s findings there. What is now the sixth edition of the symposium will be hosted this year at ORGATEC on 26 October. The director of our institute, Professor Philipp Leistner, will lead the event. The programme includes scientific talks from applied research on topics that are covered by almost all the departments at our institute. In addition, the symposium will be enriched by external speakers from the fields of research and real-world applications. They will present best practices and technical solutions, among other things. The symposium will shed light on both the users’ and the employer’s perspective.

What will the symposium’s content focus on?
Primarily hybrid, multilocal work environments. We always focus on workspaces that are closely linked to work organisation. We will examine the transformation of the world of work due to the pandemic, with the establishment of the home office and hybrid working. Various studies have now identified clear trends here. Mobile working will remain a constant, which will make desk sharing and the mutual use of workspaces even more important.  Alongside the home office, “third places” are assuming an increasingly significant role. On this note, we have a talk by Professor Axel Minten to look forward to. He will discuss co-working spaces as important third workplaces.

Will the symposium examine any other focus topics?
Air purification will be discussed in a talk by our colleague Dr Andrea Burdack-Freitag. Building users today have a greater need for safety in this respect. And there’s still an urgent need for action here. Alongside the issues posed by the pandemic, we face the challenge of making office spaces more sustainable and more energy-efficient. Our colleague Rafael Horn will therefore explore mobile working from the perspective of an environmental life cycle assessment. For us, it’s also important to adopt different points of view and to understand the employer’s perspective in the context of mobile working as well as users’ and employees’ views. We’re therefore delighted that Dr Elisa Clauß from the Confederation of German Employers’ Associations (BDA) will be one of our speakers. Employers are ultimately responsible for the overall spatial conditions and the legal framework in the design of good office environments; this is something that we’re only beginning to develop for the home office.

Will other practical examples be presented?
As part of our Office Initiative, we collaborate with office operators, manufacturers and designers in an interdisciplinary network. The aim is to develop solutions and to promote the transfer of knowledge from research to practice. Matthias Lücke from our Office Initiative cooperation partner EPOS will examine the technical challenges for communication and solutions for hybrid, multilocal working in his talk. And I’m also really looking forward to the talk by the architect Stefan Camenzind, whom one of the leading Zurich newspapers recently described as “the most famous office builder in Switzerland”. He will discuss what’s needed post-pandemic to keep people in the office and in the company.

What makes a good work environment in your eyes?
In our view, a good work environment should first and foremost fulfil users’ fundamental needs for physical and mental well-being, freedom from distraction, privacy, creative inspiration and interaction. This can’t be taken for granted even in many modern work environments. Often distracting conversations in the background have an impact on employees’ performance and encroach on their privacy. In the lab, we’ve demonstrated that this results in an immediate drop of up to 16 per cent in performance on cognitive tasks. Such inadequate environmental conditions lead to employee dissatisfaction. Good acoustics and lighting and a good indoor climate serve to fulfil basic needs that should guide the implementation of office design concepts. That might sound trivial, but in practice, we very often see great room for improvement in these areas.

Have studies like “Changing Places!” become more relevant because of the pandemic?
I can imagine that public interest in them has grown. After the end of compulsory home working, we’re now in a phase in which the office is being reintegrated. At the same time, many employers are in the design process and need appropriate guidance and answers from such studies. Besides users’ fundamental needs, there are now additional expectations to consider, such as increased flexibility, digitality, safety and infection protection. If companies want to get employees back into the office, they need to take these needs seriously. These emerging requirements for work environments are already being researched. But there’s still lots to do in both research and practice because we’re in the middle of the process.

ORGATEC – New Visions of Work: 25–29 October 2022 in Cologne
ORGATEC is the leading international trade fair for the modern working world. Hosted biannually in Cologne, the trade fair serves as a creative hotspot for networking, collaboration and new trends in interior design. As the industry’s most important innovation and business platform, ORGATEC showcases the world of work in all its diversity, addresses the latest questions and transforms Cologne into a global meeting point for architects, planners, and industry experts from the manufacturing sector and the trade. The leading international trade fair for the modern working world presents new visions of work and explores how work environments and work culture interact.
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Welches Image haben Räume und gibt es eine ortsunabhängige Wertschätzung von Arbeit?

Ein Gespräch mit Maria Zaglauer vom Fraunhofer IBP über die Studie „Raumwechsel!“ und das MiR-Symposium 2022 auf der kommenden ORGATEC

In einer hybriden Arbeitswelt kommen der Gestaltung und Wirkung von Arbeitsumgebungen eine besondere Bedeutung zu. Gemeinsam mit der ORGATEC führt das Fraunhofer-Institut für Bauphysik IBP daher die Studie „Raumwechsel!“ durch. Mit ihr werden die Wechseldynamik in einer multilokalen Arbeitswelt, die veränderte Raumnutzung und die Rolle von Umgebungsfaktoren untersucht. Als Diplom-Psychologin ist Maria Zaglauer Chief Scientist der Abteilung Akustik am Fraunhofer IBP. Wir sprachen mit ihr über die Inhalte und Ziele der Studie sowie über das Symposium „Menschen in Räumen“, auf dem die Studienergebnisse am 26. Oktober auf der ORGATEC vorgestellt werden.

Frau Zaglauer, gemeinsam mit der ORGATEC führt das Fraunhofer IBP die Studie „Raumwechsel!“ durch. Worum geht es in der Studie?
Wir haben die Studie „Raumwechsel!“ genannt, da wir aktuell eine sehr dynamische Entwicklung im Hinblick auf die Arbeitsumgebung beobachten. Im Laufe der Pandemie hat sich ein verstärkter Wechsel zwischen Büro, Homeoffice und dritten Arbeitsorten entwickelt. Außerdem entstehen seit einigen Jahren vermehrt aktivitätsbasierte und non-territoriale Konzepte, die auch innerhalb des Büros zu einer höheren Wechseldynamik führen. Diese unterschiedlichen Dynamiken schauen wir uns mit der Studie genauer an und haben sie hierzu in drei Bereiche gegliedert: Raumwechsel, Konzeptwechsel und Wechseltypen.

Welches Ziel verfolgt die Studie?
Es geht zunächst um den Vergleich verschiedener Räume im Hinblick auf physikalische und gestalterische Umgebungsbedingungen. Uns interessiert zudem, wie häufig und warum im Arbeitsalltag zwischen verschiedenen Räumen gewechselt wird. Hierbei geht es um die Frage, in welchen Bereichen sich die Arbeitsräume funktional und psychologisch ergänzen dürfen und wo sie sich doppeln müssen. Gerade im Hinblick auf Territorialität und Privatheit oder Konzentration versus Kollaboration ist das noch nicht hinreichend beantwortet. Zurzeit wird zum Beispiel davon ausgegangen, dass in Zukunft das Homeoffice für konzentrierte Arbeit genutzt wird und das Büro eher für kollaboratives Arbeiten. Eine Arbeitswoche unterteilt sich aber nicht in konzentrierte und kollaborative Tage, sondern besteht täglich aus unterschiedlichen Tätigkeiten.

Was bedeutet das für die Nutzung von Räumen?
Es stellt sich zum Beispiel die Frage nach dem Einfluss einer vermehrten Nutzung des Homeoffice. Dort nutze ich regelmäßig und häufig ein privates Territorium für die Arbeit, welches ich in den letzten zwei Jahren vielleicht sogar nach individuellen Bedürfnissen ausgestaltet habe. Benötige ich dann zusätzlich einen persönlichen Bereich im Büro oder lasse ich mich heute eher auf non-territoriale Konzepte wie Desksharing ein? Solche Überlegungen spielen für die Gestaltung von Büroflächen und die Nutzerakzeptanz eine große Rolle. Interessant in diesem Zusammenhang ist auch die Frage, welches Image die jeweiligen Räume haben und ob es eine ortsunabhängige Wertschätzung von Arbeit gibt. Wird Präsenzarbeit noch immer als engagierter oder irgendwie „höherwertig“ eingeordnet als mobile Arbeit oder hat sich das „mobile mindset“ flächendeckend etabliert?

Welchen Mehrwert bietet die Studie für die Aussteller der ORGATEC?
Die Studienergebnisse könnten sowohl für Bürogestalter als auch für Hersteller relevant sein. Ein Untersuchungsbereich sind beispielsweise die „Wechseltypen“ der Raumnutzung, wobei es vor allem um Individualisierung geht. Es ist wichtig zu wissen, welches die Attraktoren für die Arbeitsumgebung zuhause und im Büro sind. Was braucht der Mensch wo? Aus den alten und neuen Bedarfen lässt sich ableiten, mit welchen Produkten das am besten zu erfüllen ist.

In welchem Zusammenhang steht die Studie mit dem Symposium „Menschen in Räumen“ auf der Messe?
Wir stellen die Ergebnisse der Studie dort vor. In der mittlerweile 6. Ausgabe findet das Symposium in diesem Jahr am 26. Oktober auf der ORGATEC statt. Unser Institutsleiter Prof. Dr. Philipp Leistner wird durch die Veranstaltung führen. Das Programm beinhaltet wissenschaftliche Vorträge aus der anwendungsnahen Forschung, die von fast allen Abteilungen aus unserem Institut abgedeckt werden. Außerdem werden externe Referentinnen und Referenten aus Wissenschaft und Praxis das Symposium bereichern. Dabei wird es zum Beispiel um Best Practice Beispiele und technische Lösungen gehen. Das Symposium beleuchtet sowohl die Nutzersicht als auch die Perspektive der Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber.

Welchen inhaltlichen Fokus setzen Sie für das Symposium?
Inhaltlicher Schwerpunkt ist „Hybride multilokale Arbeitswelten“. Im Fokus stehen bei uns immer die Arbeitsräume, die zugleich eng mit der Arbeitsorganisation verbunden sind. Zum einen geht es um den pandemiebedingten Wandel in der Arbeitswelt mit der Etablierung von Homeoffice und hybriden Arbeitsweisen. Hier zeichnen sich mittlerweile durch verschiedene Studien eindeutige Trends ab. Das mobile Arbeiten wird als feste Größe bleiben, was die Bedeutung von Desksharing und der wechselseitigen Nutzung von Arbeitsräumen noch verstärkt.  Dabei gewinnen neben dem Homeoffice auch „third places“ an Bedeutung. In diesem Zusammenhang dürfen wir uns auf einen Vortrag von Prof. Dr. Axel Minten freuen, der über Coworking Spaces als wichtige dritte Arbeitsorte sprechen wird.

Gibt es weitere thematische Schwerpunkte?
Das Thema Luftreinigung wird im Vortrag von unserer Kollegin Frau Dr. Andrea Burdack-Freitag thematisiert. Gebäudenutzerinnen und -nutzer haben heute diesbezüglich ein verstärktes Sicherheitsbedürfnis. Zudem besteht hier nach wie vor akuter Handlungsbedarf. Neben der Pandemie gibt es die Herausforderung, Büroräume nachhaltiger zu gestalten und energiesparender zu betreiben. Unser Kollege Rafael Horn wird das mobile Arbeiten daher aus der Ökobilanz-Perspektive beleuchten. Wichtig ist uns außerdem, verschiedene Perspektiven einzunehmen und neben der Nutzer- und Mitarbeiterseite auch die Arbeitgeberseite im Kontext des mobilen Arbeitens zu begreifen. Daher freuen wir uns, dass wir Frau Dr. Elisa Clauß von der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände als Vortragende gewinnen konnten. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind schließlich für die räumlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Gestaltung guter Büroumgebungen verantwortlich, die für das Homeoffice gerade erst erarbeitet werden.

Werden weitere Beispiele aus der Praxis vorgestellt?
Im Rahmen unserer Büroinitiative (BI) arbeiten wir in einem interdisziplinären Netzwerk mit Bürobetreibern, Herstellern und Gestaltern zusammen. Hierbei geht es um die Entwicklung von Lösungen und um den Wissenstransfer von der Forschung in die Praxis. Matthias Lücke von unserem BI-Kooperationspartner EPOS wird in seinem Vortrag über die technischen Herausforderungen der Kommunikation und Lösungen für hybride, multilokale Arbeit sprechen. Und ich freue mich auch sehr auf den Vortrag des Architekten Stefan Camenzind, den die NZZ kürzlich als „berühmtesten Bürobauer der Schweiz“ beschrieb. Er wird darüber sprechen was Büros nach der Pandemie brauchen, um Menschen im Büro und im Unternehmen zu halten.

Was macht denn in Ihren Augen eine gute Arbeitsumgebung aus?
Aus unserer Sicht sollten für eine gute Arbeitsumgebung vor allem die grundlegenden Nutzerbedürfnisse nach physischem und psychischem Wohlbefinden, Störungsfreiheit, Privatheit, kreativer Inspiration und Austausch erfüllt werden. Das ist aber selbst in vielen modernen Arbeitsumgebungen nicht selbstverständlich. So schränken zum Beispiel oftmals störende Gespräche im Hintergrund die Leistungsfähigkeit und Privatheit von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ein. Im Labor haben wir gezeigt, dass bis zu 16 Prozent sofortiger Leistungseinbruch bei kognitiven Aufgaben die Folge sind. Solche unzureichenden Umgebungsbedingungen führen unter anderem zur Unzufriedenheit der Belegschaft. Gute Akustik und Beleuchtung sowie ein gutes Raumklima dienen der Erfüllung von Grundbedürfnissen, die für die Umsetzung von Bürokonzepten leitend sein sollten. Das klingt trivial, aber in der Praxis sehen wir sehr häufig große Verbesserungspotenziale in diesen Bereichen.

Hat sich die Relevanz von Studien wie „Raumwechsel!“ mit der Pandemie erhöht?
Ich könnte mir vorstellen, dass nun das öffentliche Interesse größer geworden ist. Wir befinden uns nach dem Ende der Homeoffice-Pflicht gerade in einer Phase, in der das Büro wieder reintegriert wird. Viele Arbeitgeber sind nun zeitgleich im Gestaltungsprozess und benötigen entsprechende Hinweise und Antworten aus solchen Studien. Neben den grundlegenden Nutzerbedürfnissen gibt es nun zusätzliche Ansprüche, zum Beispiel an erhöhte Flexibilität, Digitalität, Sicherheit oder Infektionsschutz. Wenn man die Mitarbeitenden zurück ins Büro holen möchte, muss man diese Bedürfnisse ernst nehmen. Diese sich neu entwickelnden Anforderungen an die Arbeitsumgebung sind auch schon Teil der Forschung. In Forschung und Praxis bleibt aber noch viel zu tun, denn wir befinden uns noch mitten im Prozess.

ORGATEC – New Visions of Work; 25.-29.10.2022, Köln
Die ORGATEC ist die internationale Leitmesse für moderne Arbeitswelten. Alle zwei Jahre ist die Messe in Köln der kreative Hotspot für Networking, Collaboration und neue Trends in der Raumgestaltung. Als wichtigste Innovations- und Businessplattform der Branche präsentiert die ORGATEC die ganze Welt der Arbeit, greift die aktuellen Fragen auf und macht Köln zum globalen Treffpunkt für Architekten, Planer und Ingenieure sowie für Branchenexperten aus Industrie und Handel. Die internationale Leitmesse für moderne Arbeitswelten denkt Arbeit neu und beleuchtet das Zusammenspiel von Arbeitsumgebung und Arbeitskultur.

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